Projektmanagement mit Org-Mode
Das gibt es schon, nicht von BOSCH, sondern von Emacs

• Jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin muss einen eigenen Computer haben.
• Auf diesem Computer muss der Org-Mode sowie der Scimax installiert sein.
• Optional kann ein TeX System (TeX-Live oder MikTeX) installiert sein um Ausdrucke zu erstellen.
• Optional kann pandoc installiert sein um MS-Office Dokumente zu erzeugen.

• Bereitschaft etwas neues zu lernen.
• Grundkenntnisse im Umgang mit Computern.
• Englisch Grundkenntnisse sind wünschenswert, aber nicht erforderlich.

• Dieses Dokument als org-Datei.
• Anpassungen an die org-html-themes von Fabrice Niessen.
• Setup-Dateien zur LaTeX-Ausgabe.

• 4 Stunden Anforderungsermittlung (am besten 1 Woche vor dem Seminar)
• 6 Stunden Vorstellung und Übungen
• 6 Monate E-Mail Support (keine garantierte Antwortzeit)

• Bedienkonzept in den 70er entworfen
• Für Windowsnutzer ungewohnt

Kürzel	Befehl
C-x C-f	Öffnen (Find File)
C-x C-c	Beenden
C-x C-s	Speichern
C-x s	Alle Dateien speichern
C-x C-w	Speichern unter neuem Namen
C-x 0	Diese Fenster schließen
C-x 1	Nur dieses Fenster
C-x 2	Fenster vertikal teilen
C-x 3	Fenster horizontal teilen
C-x o	In anderes Fenster wechseln
C-x b	Puffer auswählen
C-x k	Puffer schließen
C-x C-q	Nur Lese Modus wechseln

Kürzel	Befehl
C-a	Zeilenanfang
C-e	Zeilenende
M-a	Satzanfang
M-e	Satzende
C-k	Löschen bis Zeilenende
C-g	Abbrechen eines Befehls
C-s	Suchen (vorwärts)
C-r	Suchen (rückwärts)
C-SPC	Marke setzen
C-w	Bereich löschen
M-w	Bereich kopieren
C-y	Einfügen
M-q	Absatz auffüllen (umbrechen)
C-_	Undo
M-b	Wort zurück
M-f	Wort vorwärts

• Org-Dateien sind reine Text-Dateien.
• Org-Dateien können auch von anderen Programmen gelesen werden.
• Strukturelemente (Überschriften) werden durch * eingeleitet. Die Anzahl der * gibt die Tiefe an.
• Aufzählungen werden mit 1. oder 1) eingeleitet. Die Zählung fängt immer bei 1 an, unabhängig von der verwendeten Zahl.
• Listen werden mit - oder + eingeleitet.
  • [X] Ankreuzlisten werden mit einem [ ] am Anfang gekennzeichnet.
  • [ ] Sie können mit C-c auf der Klammer oder dem Aufzählungszeichen ein- und ausgeschaltet werden.
  • [ ] Die Kreuze in einer Liste können gezählt werden [/] oder die abgeschlossenen Punkte können prozentual angegeben werden [%].
• Beschreibungslisten benutzen einen Text anstelle des Aufzählungszeichens. Der Einleitungstext wird durch ~ :: ~ vom restlichen Text getrennt.

  Beschreibung

  mit einem extra langen Text, damit dieser auf zwei Zeilen verteilt wird.

  Noch eine Beschreibung

  mit noch mehr Text.

Der Org-Mode bietet viele Möglichkeiten der Textauszeichnung:

Fettschrift

mit *Fettschrift*

Kursivschrift

mit /Kursivschrift/

Unterstrichen

mit _Unterstrichen_

Durchgestrichen

mit +Durchgestrichen+

Code

mit ~Code~

Schreibmaschine

mit =Schreibmaschine= (ist äquivalent mit Code)

Die wichtigsten Tasten sind TAB zum ein- und ausklappen der Strukturelemente und C-c C-c um Aktionen zu starten. Meistens wählt Org die an diesem Ort sinnvolle Aktion.

Taste	Funktion
M- Cursor Hoch / Runter	Überschrift Hoch / Runter
M- Cursor Links / Rechts	Ebene höher / tiefer
M-S Cursor Links / Rechts	Ebene höher / tiefer mit Unterbaum

| Text | wird als Tabelle interpretiert. Trennstriche werden mit |-----| markiert, es reicht, den ersten - einzugeben, der Rest wird automatisch ergänzt.

Zwischen den Spalten springt man mit Tab oder S-Tab.

Mit M- Cursor hoch / runter bzw. M- Cursor links / rechts werden Zeilen bzw. Spalten verschoben.

Neue Zeilen werden mit M-S Cursor runter eingefügt, M-S Cursor hoch löscht die aktuelle Zeile.

Neue Spalten werden mit M-S Cursor rechts eingefügt, M-S Cursor links löscht die aktuelle Spalte.

Text	Spalte 2
Zeile 2

In Tabellen kann man rechnen, das geht aber über den Umfang dieses Seminars hinaus.

Die Überschriften geben eine Struktur vor. Jede Überschrift kann zusätzliche Informationen enthalten. Nach diesen Informationen kann auf vielfältige Weise gefiltert werden.

Überschriften lassen sich leicht verschieben, sowohl in der zeitlichen Abfolge, als auch in der Hierarchie.

Jede Überschrift kann einen TODO Hinweis enthalten. Die Texte lassen sich frei definieren, es empfiehlt sich aber nur Großbuchstaben zu verwenden. Es gibt zwei Arten von Einträgen, offenen und abgeschlossene. Das ist beim Zählen der offenen Aufgaben wichtig. Vordefiniert sind:

• TODO
• DONE
• CANCELED

ToDo Markierungen werden mit dem Befehl C-c C-t eingefügt. Die möglichen Werte können aus einer Liste ausgewählt werden.

Große Dateien werden schnell unübersichtlich. Wenn man gerade an einem Abschnitt arbeitet, möchte man den Rest nicht sehen. Dazu gibt es den „Narrower“ Modus, hier wird die Bearbeitung auf den gewählten Abschnitt beschränkt, alle Befehle wirken nur auf diesen Abschnitt.

Der Narrower Mode wird mit C-x n s für den Teilbaum aktiviert, in dem sich der Cursor befindet und mit C-x n w wieder aufgehoben. Einfacher geht es mit dem Speedkey s zum Einschalten und S zum Ausschalten am Anfang der jeweiligen Überschrift.

Jede Überschrift kann einen oder mehrere Tags erhalten. Tags werden mir C-c C-q eingefügt, da das t bereits für ToDo verwendet wird. Damit kann z. B. Arbeit an bestimmte Personen verteilt werden. Nach diesen Tags kann man filtern und so die an diese Person delegierte Arbeit sehen.

Normalerweise sind die Tags am rechten Rand ausgerichtet. Bei einigen Operationen wird die Ausrichtung nicht aktualisiert. Diese können mit dem Befehl C-u C-c C-q neu ausgerichtet werden.

Mit dem Tag noexport werden Sachen markiert, die nicht exportiert werden.

Zu jeder Aufgabe kann man die geplante Zeit notieren. Dies geschieht im effort Parameter, der sich mit dem Speedkey e oder dem Befehl C-c C-x e setzen lässt.

Zu jeder Aufgabe kann die tatsächlich gearbeitete Zeit erfasst werden. Dazu startet man die Zeiterfassung innerhalb der Aufgabe, bzw. auf der Überschrift. Am Ende der Arbeit stoppt man sie wieder.

Beim Starten einer neuen Zeiterfassung wird die aktive automatisch gestoppt.

Gestartet wird die Zeiterfassung mit C-c C-x C-i, gestoppt mit C-c C-x C-o, der Befehl C-c C-x C-x startet die zuletzt aktive Zeiterfassung neu. Die Zeit wird der Überschrift zugeordnet, in der sich der Cursor gerade befindet.

Das Ergebnis kann man in einer Tabelle nach unterschiedlichen Kriterien filtern.

Tabelle 1 Erstellt am 24.03.2020 13:14

Tätigkeit	Zeit
Gesamtzeit	1:28
Software	1:28
Der Org-Mode		1:28

scope

file, subtree, tree

block

today, thisweek (month, year), lastweek, untilnow

maxlevel

Gliederungsebenen

Übersicht über alle Termine. Kann über mehrere Dateien aufgebaut werden. (Firmentermine, persönliche Termine, Projekttermine) Aufruf mit C-c a oder dem Speedkey v.

Hier stehen verschiedene Optionen zur Auswahl:

• a Agenda für Heute / diese Woche
• t alle TODO Einträge
• m suchen nach speziellen TAGS/TODO Einträgen
• < Beschränken auf aktuellen Unterbaum
• > Beschränkung aufheben
• e vordefinierte Agenda Views exportieren

Es lassen sich eigene Suchkriterien definieren.

Aus der Agenda Darstellung kann man direkt zu den entsprechenden Einträgen springen und sie bearbeiten.

Die Aufgaben müssen dazu eine Planungsinformation (scheduling) haben.

DEADLINE

Aufgabe muss bis zu diesem Termin erledigt sein. Die Vorwarnzeit ist konfigurierbar, entweder global mit org-deadline-warning-days, oder für jeden Eintrag durch eine Datumsergänzung der Form -xd. Dabei gibt d die Zeiteinheit an (h, d, w, m, y), das x die Anzahl. (Einfügen mit C-c C-d)

SCHEDULED

Arbeit fängt an diesem Datum an. (Einfügen mit C-c C-s)

Termin

Datum (und Uhrzeit) für eine Arbeit festlegen. Aktive Termine werden mit C-. eingefügt und erscheinen in <spitzen> Klammern. Inaktive Termine werden mit C-! eingegeben und erscheinen in [eckigen] Klammern. Inaktive Termine werden in der Agenda nicht angezeigt.

Die Termine können sich wiederholen, dazu ist ein +xd an das Datum anzuhängen. Eine besondere Form der Wiederholung ist ++xd, hier wird ebenfalls alle x Tage eine Wiederholung eingeplant, aber wenn man mal welche vergisst werden beim bestätigen der letzten auch alle davor bestätigt. Das ist hilfreich, wenn ein Meeting jeden Montag stattfindet, aber am Ostermontag nicht. Dann reicht es das Meeting am darauf folgenden Montag zu bestätigen.

Informationen, die nicht ständig benötigt werden, versteckt der Org-Mode in Schubladen (Drawer). Sie können für einzelne Einträge bearbeitet werden. Effizienter ist es jedoch sie für eine ganze Hierarchiestufe zu bearbeiten. Hierzu dient der Column-View. Er wird mit C-c C-x C-c aufgerufen und mit q in einer der hervorgehobenen Zeilen verlassen.

Der Column-View bietet auch Möglichkeiten über Spalten zu rechnen, so kann er die geplante Arbeitszeit anzeigen und die Anzahl der abgeschlossenen Arbeitsgänge zählen.

Dieser Abschnitt hat eine ID, damit man sich darauf beziehen kann. Es gibt 4 Themen und zwei Mitarbeiter, die dazu arbeiten sollen bzw. gearbeitet haben.

Selten kann man ungestört arbeiten. Was macht man bei einer Störung? Eine Notiz auf einem gelben Zettel, den man dann an den Monitor klebt. Irgendwann fällt der Zettel runter und das Problem hat sich erledigt.

Um diese Zettel einzufangen gibt es im Org-Mode die capture Funktion. Mit Drei Tastendrücken schreibt man eine Notiz und speichert sie in einer besonderen Datei. Wenn man Zeit hat verschiebt man diese Notizen an die richtige Stelle. (Das kann man natürlich auch gleich machen.)

Dazu wird die refile Funktion genutzt. Im Laufe der Zeit findet man die wichtigsten Ziel und passt die Funktion entsprechend an.

Mit der gleichen Funktion lässt sich auch ein Tagebuch (z. B. ein Montagebericht) führen. Die Einträge werden dann in einer Kalenderstruktur abgelegt. Je nach Arbeitsweise kann diese nach Monaten oder Kalenderwochen organisiert sein.

• org-default-notes-file konfigurieren (customize)
• C-c c als Tastaturbefehl definieren.
• C-c c C Capture templates definieren. (Vorlage)
  • Aufgaben (in Agendaliste übernehmen)
  • Tagebuch (Nach Datum oder Woche)
• Wegsortieren (refile)
  • C-c C-w Aktuelles Objekt wegsortieren
  • org-refile-targets definieren
• C-c C-x C-a archivieren
• C-c C-x C-s Teilbaum archivieren.
• org-archive-location durch scimax als archive/%s_archive definiert.
• org-archive-default-command definieren

Die Exportfunktion wird mit C-c C-e aufgerufen. Hier stehen diverse Formate zur Verfügung, durch Erweiterungen lassen sich weitere Formate hinzufügen.

#+SELECT_TAGS:
#+EXCLUDE_TAGS:

:PROPERTIES:
    :EXPORT_FILE_NAME: Beispiele
    :EXPORT_OPTIONS: num:nil
:END:

Damit das Leben etwas einfacher wird, muss zuerst git von Git für Windows installiert werden. Nun steht eine bash und ein paar grundlegende Unix Programme zur Verfügung.

Wenn die portable Version von git benutzt wird, ist vor dem curl Befehl noch der Befehl cd <return> einzugeben, damit scimax am richtigen Ort installiert wird.

Es wird ein Emacs 25.2 installiert.

Das Standardinterface für Einstellungen beim Emacs ist der customize Befehl.

Viele Sachen lassen sich im Scimax user Verzeichnis einstellen. Siehe Beispielverzeichnis mit kommentierten Dateien.

Bevor ein Auftrag angenommen wird, sollte man sich über folgende Punkte Gedanken machen:

Machbarkeit

Können wir das mit unserem Know-How durchführen?

Zeitbedarf

Wie viel Zeit benötigen wir für die Durchführung?

Kapazität

Haben wir die Kapazität die benötigte Arbeitszeit zum geforderten Termin zu leisten?

Vollständigkeit

Was ist nicht Vertragsumfang?

Vertragsumfang

Welche Normen, Regeln oder weitere Verträge sind (implizit) Vertragsbestandteil?

Legalität

Ist der Vertrag legal?

Nichtigkeit

Was passiert bei Nichterfüllung? Schadensersatz?

Kosten

Was kostet das fertige Produkt?

Zur Ermittlung der Kosten hier eine Beispielrechnung. Ausgehend von 10 Funktionen mit jeweils 100 Teilen werden die Kosten abgeschätzt.

Dabei muss man sich im Vorfeld entscheiden, ob man mit netto Zeiten, oder mit brutto Zeiten rechnen möchte. Absolutes Planungschaos entsteht, wenn unterschiedliche Abteilungen mit unterschiedlichen Definitionen arbeiten.

Ein Mitarbeiter ist 40 h / Woche brutto anwesend. Davon arbeitet er 20 – 30 h netto an dem Auftrag. Der Rest der Zeit geht für Besprechungen, Recherche, Verwaltung und Unterweisung von Mitarbeitern drauf. Die effektive Produktivität des Mitarbeiters liegt also bei 0,5 – 0,75.

Hier rechne ich mit 5 brutto Stunden pro Teil und 120 € pro Teil.

	Stunden	Kosten
10 × 100 Teile × 5 h	5000	250000
10 × 100 Teile × 120 €		120000
10 × 100 Teile × (6 min /Teil) Montage	100	5000
10 × 10 Funktionen × 100 h Inbetriebnahme	10000	500000
		875000

Beim ersten Auftrag werden die kalkulierten Kosten sicherlich um ± 50% abweichen, beim dritten nur noch um ± 20% und beim zehnten dann nur hoffentlich nur noch um ± 10%.

Nach der Bestellung durch den Kunden ist es verlockend, gleich möglichst viele Mitarbeiter auf dem Auftrag anzusetzen.

Frederick Brooks hat sich im Kapitel „Aristrocracy, Democracy, and System Design“ zu diesem Thema geäußert.

Das Konzept sollte von zwei Mitarbeitern unterschiedlichen Alters erstellt werden. So gibt es eine Kombination aus Erfahrung und neuen Ideen. Das Konzept muss in schriftlicher Form mit ergänzenden Skizzen und grundlegenden Berechnungen vorliegen.

Sollten spätere Änderungen erforderlich sein, so sind diese einzupflegen und das geänderte Konzept ist erneut zu prüfen.

• Erfüllt das Konzept die Kundenanforderungen?
• Ist das Konzept im Kostenrahmen? (Jetzt ist eine detaillierte Kalkulation möglich.)
• Ist das Konzept im Zeitrahmen? Sind Mitarbeiter für die einzelnen Aufgaben reserviert?
• Sind alle Funktionen durchführbar? (Platzbedarf, Beschleunigungen)

Dieses Konzept wird dem Kunden vorgestellt und durch den Kunden genehmigt. Dies ist die letzte Möglichkeit kostengünstig Änderungen durchzuführen. Kundenseitige Änderungswünsche führen zu einer Vertragsänderung und ggf. höheren Kosten.

Die Freigabe des Konzepts durch den Kunden hilft auch gegen eine schleichende Auftragserweiterung, bei der immer mehr Forderungen gestellt werden, die dann Bestandteil des Auftrags werden, ohne das der Kunde sie vergütet.

Das Konzept wird detailliert, also in Teile und Software umgesetzt. Notwendige Änderungen führen zu Anpassungen im Konzept. Die tatsächlichen Kosten können erfasst werden.

• Sind alle Funktionen des Konzepts umgesetzt worden?
• Wird die geplante Leistung erreicht.

Der Prototyp wird vom Kunden abgenommen. Evtl. vorhandene Mängel werden erfasst und beseitigt.

Bei einem Einzelauftrag ist der Prototyp das fertige Produkt.

Bei jedem Auftrag werden Fehler gemacht. Wenn man möchte, kann man aus diesen Fehlern lernen.

Die Fehler sollten gesammelt werden und nach Abschluss des Projekts bewertet werden. Dabei sollte man sich folgende Fragen stellen:

• Warum wurde der Fehler gemacht?
• Wie kann man verhindern, das der Fehler wieder gemacht wird?

Natürlich wird auch manchmal etwas richtig gemacht. Das sollte man ebenfalls dokumentieren und für zukünftige Projekte wieder so machen.

Im laufe der letzten Jahre haben sich für mich folgende TODO Schlüsselwörter als sinnvoll erwiesen. Die entsprechenden Definitionen befinden sich in user.el.

TODO

Muss von mir gemacht werden.

TASK

Muss von jemand anderes gemacht werden, wer steht in Tag.

WARTEN

Warten auf externes Ereignis

In Arbeit

Wird gerade von mir bearbeitet.

Delegiert

Wird gerade von jemand anderes bearbeitet. (Wer steht im TAG)

Zeichnen

Ist konstruktiv abgeschlossen und wird gezeichnet.

BESTELLT

KB Bearbeitung abgeschlossen, warten auf Teile

CAD nachpflegen

Wurde durch die Montage verändert und muss für die Zukunft ins CAD übernommen werden.

DONE

Ist abgeschlossen

CANCELLED

Wird nicht bearbeitet.

MONTAGE

Wird durch die Montage bearbeitet.

Außenmontage

Muss durch die Außenmontage bearbeitet werden.

Projektleiter

Muss durch den Projektleiter bearbeitet werden.

DOKU

Muss durch die Dokumentation bearbeitet werden.

Aufgaben, die nicht vom MKB bearbeitet werden, haben einen dunklen Hintergrund.

Wichtiges soll sofort auffallen, daher gibt es verschiedenen Hervorhebungen.

<e<TAB>

Beispiel 

note<TAB>

tip<TAB>

info<TAB>

new<TAB>

warn<TAB>

change<TAB>

alt<TAB>

Mit dem Org Mode ist es einfach die benötigten Zeiten zu planen und mit der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit zu vergleichen.

Bei einem größeren Projekt ist es schwierig, den Gesamtzeitbedarf abzuschätzen. Sehr viel einfacher ist es, den Bedarf für Teilaufgaben zu schätzen.

Für die Planung gibt es das Schlüsselwort :EFFORT:, dessen Wert dann über alle Teilaufgaben aufsummiert wird.

Die an dem Projekt gearbeitete Zeit wird mit C-c C-x C-i bzw. C-c C-x C-o erfasst.

Leider kann der org Mode nur für einen Mitarbeiter die Zeit erfassen, daher kann bei mehreren Mitarbeitern nur die Kalenderzeit geplant werden, nicht die Summe der Mitarbeiterzeiten.

Aufgabe	Status	EFFORT	CLOCKSUM
Arbeitszeiten planen und erfassen		19	9:30
Aufgabe 1		8	7:30
Unteraufgabe 1	DONE	4:00	4:00
Unteraufgabe 2	DONE	4:00	3:30
Aufgabe 2		4
Unteraufgabe 1	TODO	4
Aufgabe 3		3
Unterausfabe 1	TODO	3:00
Aufgabe 4	DONE	4:00	2:00

Und hier der Plan in einem Format zum ausdrucken.

Problem	Nr	TODO	Wer	Termin
Arbeitsfortschritt
2017-10-19
Lasertaster	1	CAD nachpflegen	:BKI:
Bodenverankerung (Bohrtiefe)	5	Projektleiter	:PL:
2017-10-20
Neues Problem	8	TODO

Problem	Nr	TODO	Wer	Erledigt
Arbeitsfortschritt				[0/2]
2017-10-19				[5/7]
Lasertaster	1	CAD nachpflegen	:BKI:	[ ]
Ventilinsel	2	DONE	:BKI:	[X]
Schaltschrank	3	DONE		[X]
Schutzverkleidung	4	DONE		[X]
Bodenverankerung (Bohrtiefe)	5	Projektleiter	:PL:	[ ]
Wartungseinheit	6	DONE		[X]
Roboter Vakuumerzeuger	7	DONE		[X]
2017-10-20				[0/1]
Neues Problem	8	TODO		[ ]

Wenn man schon eine Datei für ein Projekt hat, dann kann man hier auch alle wichtigen Informationen sammeln.

Auftragsnummer

Kunde

Ansprechpartner Kunde

Name

Telefon

E-Mail

Vertreter

E-Mail

Ansprechpartner intern

Name

Telefon

E-Mail

• Was ist gut gelaufen?
• Was ist schlecht gelaufen?
• Welche Verbesserungen sind möglich?