Fax-Versand: so wird Ihre Info gelesen!
Wie viele Faxe erhalten Sie am Tag? Und wie viele Mails? Ganz gleich, wie viele es waren: Das Fax haben Sie sicherlich angeschaut – aber vermutlich nicht jede Mail. Das Fax fällt auf und hat eine sehr hohe Aufmerksamkeit.
Kein 4-Farbdruck, keine Animation: beim Fax-Versand zählen Fakten und Inhalte. Es ist daher einfach zu gestalten und zu versenden. Der Empfänger muss keine Viren fürchten und kann den Inhalt schnell überblicken – und direkt reagieren. Keine langen Postlaufzeiten, keine übereifrigen Spam-Filter: ein Fax kommt in kürzester Zeit an und das bei jedem Empfänger gleich.
Einsatzgebiete - dafür eignet sich das Fax
Fax-Versand - Infos, die gelesen werden
Sicherlich ist die E-Mail in der Unternehmenskommunikation das Medium mit der größten Versandanzahl. Aber auch der Fax-Versand spielt im B2B-Bereich immer noch eine große Rolle. Bzw. teilweise auch: „wieder“. Denn gerade in Zeiten der täglichen E-Mail-Flut erhält das Fax eine höhere Aufmerksamkeit. Zudem lässt sich der Fax-Versand und die Zustellung sicherer nachweisen als bei einer normalen E-Mail.
Die Übertragung wichtiger Dokumente, wie Rechnungen, Mahnungen oder auch Bestätigungen ist per Fax rechtssicherer möglich als bei einer reinen E-Mail.
Denn die Spam-Filter-Problematik lässt sich beim Fax-Versand ausschließen. Bei der Übermittlung von Dokumenten an Behörden und offizielle Stellen ist der Fax-Versand immer noch die erste Wahl, wenn es schnell gehen muss.
Aber auch Adressänderungen, geänderte Ansprechpartner und limitierte Sonderangebote erhalten per Fax versandt mehr Aufmerksamkeit. Prinzipiell gilt: wenn es um Inhalt geht und weniger um Optik und Design, ist das Fax eine gute Wahl aufgrund der schnellen und sicheren (Spamfilter-freien) Zustellung sowie der Kostenersparnis im Vergleich zum Postversand.
Rechtliche Situation - das ist erlaubt
Für die normale Geschäftskommunikation, in der man mit Geschäftspartnern kommuniziert, ist der Fax-Versand selbstverständlich zulässig. Einschränkungen gibt es bei der Fax-Werbung: Um ein Fax-Mailings mit Werbung zu versenden, benötigen Sie das Einverständnis des Empfängers – eine Ausnahme gibt es für bestehende Kundenbeziehungen.
Außerdem muss dem Empfänger immer die Möglichkeit geboten werden, sich kostenlos aus dem Verteiler nehmen zu lassen. Es ist also sinnvoll, sich einen entsprechenden Fax-Verteiler mit entsprechenden Einverständnissen aufzubauen, um kostengünstig die eigene Zielgruppe informieren zu können.
Auch der Rechnungsversand per Fax ist möglich: seit 2011 dürfen Rechnungen per Computerfax versendet werden, dabei ist die Signatur nicht mehr verpflichtend.
Für alle Schriftstücke, für die keine Formerfordernisse bestehen (also z.B. öffentliche Beglaubigungen, notarielle Beurkundungen...), ist die Zustellung per Fax-Versand zulässig.
Gestaltung - das ist beim Fax-Versand zu beachten
Beispiele für den Fax-Versand
Ein Fax hat nicht dieselben grafischen Möglichkeiten wie eine animierte bunte E-Mail – aber genau das macht den Charakter des Faxes aus: seine Dringlichkeit und die Konzentration auf das Wesentliche.
Um allerdings den Inhalt in den Vordergrund zu stellen und die Lesbarkeit zu optimieren, sollte man bei der Gestaltung für den Fax-Versand auf ein paar Eigenheiten achten.
Die Übermittlung an übliche Faxanschlüsse erfolgt Schwarz-Weiß - achten Sie also darauf, keine Farbe zu verwenden, denn jede Farbe wird in einen Grauton umgewandelt. Das sieht nicht immer gut aus. Auch farbiges Papier sollten Sie deshalb meiden.
Sollten Sie mit farbigen Grafiken arbeiten, dann empfiehlt es sich, diese wenn möglich in Schwarz-Weiß abzuspeichern – denn dadurch erhalten Sie bei der Fax-Übertragung die beste Qualität. Die Auflösung von Grafiken ist mit 300 dpi ideal.
Da die Faxübertragung nicht gestochen scharf erfolgt, sollte auch die Schrift sollte gut gewählt sein: Am besten eignen sich serifenlose, klare und schnörkellose Schriften wie z.B. Arial. Sie lassen sich am einfachsten lesen.
Beim Fax-Versand können Sie zwischen normal- und hochauflösender Zustellung wählen. Bildlich gesprochen wird beim – üblicherweise verwendeten – normal auflösenden Versand nur jede zweite Zeile übermittelt, was für die gute Lesbarkeit in der Regel ausreichend ist. Arbeiten Sie mit sehr kleinen Schriften oder filigranen Grafiken können Sie auch den hochauflösenden Versand wählen. Durch die Übermittlung jeder einzelnen Zeile wird das Bild schärfer – allerdings kann man auch grob von einer Verdopplung der reinen Übertragungszeit ausgehen.
Alternativen zum Faxgerät
Internet Fax-Versand vom PC aus
Sie denken beim Fax-Versand gleich an ein verstaubtes Thermofaxgerät? Das war früher so. Heutzutage läuft die meiste Faxkommunikation über den PC. Direkt am eigenen Bildschirm empfängt und versendet man Faxe. Im Gegensatz zu einer E-Mail allerdings landet das Fax nicht im Spam-Filter. Zudem kann das Fax gleich als Dokument gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Oder ein bestehendes Dokument für den Fax-Versand genutzt werden. So integriert sich das Fax ideal in den Büroalltag.
Beim so genannten Internet-Fax-Versand und -empfang erhält der Empfänger eine eigene Faxempfangsnummer. Eingehende Faxe über diese Nummer werden ihm wahlweise per E-Mail zugestellt oder stehen zum Abruf im Kundenbereich zur Verfügung. Ganz gleich ob auf Geschäftsreise oder im Homeoffice: der Zugriff auf die eigene Faxkommunikation ist weltweit von jedem Internet-Anschluss aus möglich
Für den Fax-Versand nutzt der Empfänger wahlweise seinen normalen E-Mail-Account -oder nutzt den Online-Kundenbereich des Internet-Fax-Dienstleisters. Zustellbestätigungen können per E-Mail oder online empfangen werden.
Viele Unternehmen nutzen inzwischen eine Internet-Faxlösung als Alternative zu ihrem Fax-Server und sparen so Investitionen, Wartung und auch Personalaufwand.
Fax-Mailings - Infos mit Lesegarantie
Im B2B-Bereich lassen sich auch Mailings ganz einfach per Fax versenden. Wichtige Voraussetzung ist neben dem Vorliegen der Faxnummern der Empfänger die bestehende Geschäftsbeziehung bzw. das Einverständnis der Empfänger.
Dabei gibt es bestimmte Zielgruppen, die besonders fax-affin sind. Dazu gehören beispielsweise:
Fax-Versand ist im medizinischen Bereich verbreitet
- Ärzte und Medizinbranche:
Ärzte haben wenig Zeit für Verwaltung, Bürokratie und E-Mails. Sie erhalten jedoch wichtige Faxe von Medizinfirmen, Verbänden und Laboren. Da häufig wichtige Ergebnisse per Fax-Versand eintreffen, werden Faxe meist sofort vorgelegt und sind die bessere Wahl. - Handwerksbranche:
Ob Bäcker, Maler, Floristen - im Handwerk arbeitet man mit der Hand und bevorzugt auch Informationen zum Anfassen. Als "Nicht-Schreibtisch-Täter" ist man häufiger in der Werkstatt oder im Ladengeschäft unterwegs. Häufig steht hier noch ein Faxgerät – und das Fax wird auch zwischendurch einfach gesehen. Zudem ist es sehr einfach, zu reagieren: auch wenn man gerade nicht die Kundennummer und Online-Zugangscodes zur Hand hat, lassen sich per Rückfax Bestellungen einfach vornehmen. - Große Handelsketten:
Bei OBI oder im Mediamarkt tobt immer der Bär. Da bleibt keine Zeit, um E-Mails abzurufen oder die Post durchzusehen. Will man seine Handelskunden schnell über neue Angebote, Tarife usw. informieren, empfiehlt sich hier auch der Fax-Versand.
Der Fax-Versand ersetzt nicht die E-Mail oder den Brief – aber er ist die perfekte Ergänzung für den Kommunikationsmix.
Fazit
Gerade in Zeiten, in denen wir von Spam überrollt werden und auch erwünschte Mails nicht selten ungewollt herausgefiltert werden, eignet sich der Fax-Versand ideal für die B2B-Kommunikation. Das Fax landet nicht im Spam-Filter und man kann sich sicher sein, dass es nicht einfach übersehen wird, bei einem Fax ist die erste Inaugenscheinnahme sicher. Es vereint somit die Schnelligkeit der E-Mail und die Aufmerksamkeit des Briefes.
Nutzen auch Sie die Vorteile des Fax-Versandes - mit Fax-Mailings oder Internet-Fax-Lösung. Ohne Investitionen - ein Internet-Anschluss genügt. Nähere Informationen finden Sie hier:
